Agentursoftware für Webagenturen: Projekte, CRM, Rechnungen und Kundenportal
ManageSphere ist die All-in-One Plattform für Webagenturen. Von der Anfrage über das Angebot bis zur Rechnung, nahtlos integriert mit Kundenportal und KI-Autopilot.
Typische Herausforderungen für Webagenturen
Tool-Chaos & Datensilos
Projekte in Asana, CRM in HubSpot, Rechnungen in Lexoffice. Kein Überblick, doppelte Datenpflege, verlorene Informationen.
E-Mail-Ping-Pong mit Kunden
Design-Freigaben, Feedback-Runden und Statusabfragen laufen per E-Mail. Keine zentrale Stelle für Kundeninteraktion.
Zeitaufwand für Admin-Tasks
Angebote schreiben, Zeiten erfassen, Rechnungen erstellen. Diese Handgriffe fressen wertvolle Projektzeit.
Wie ManageSphere Webagenturen hilft
Top-Features für Webagenturen
Kunden & Leads
Leads erfassen, Angebote verfolgen, Aufträge gewinnen.
Projektmanagement
Kanban, Meilensteine und Aufgaben, alles in einem Board.
Zeiterfassung
Am Projekt, per Timer oder manuell. Die Auswertung läuft automatisch.
Angebote & Rechnungen
Professionelle Dokumente, PDF-Export, Zahlungsstatus.
Kundenportal
White-Label Portal für Freigaben, Uploads, Kommunikation.
KI-Co-Pilot Manny
Statusberichte, Texte, Kategorisierung.
Integrationen
DATEV, Stripe, PayPal, Zapier, Make, n8n.
DSGVO-konform
Gehostet in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren (Hetzner, Deutschland), AVV verfügbar.
Der Workflow: Von der Anfrage bis zur Rechnung
Anfrage wird als Kunde mit Status Lead angelegt, mit bevorzugtem Kontaktkanal.
KI-Autopilot schlägt Angebotstext vor, du passt an und versendest per Portal.
Im Kundenportal: Ein Klick auf "Angebot annehmen", digitale Signatur optional.
Automatisch Projekt aus Angebot erstellen, Aufgaben definieren, Team zuweisen.
Entwickler tracken direkt am Task, Designer am Projekt: alles abrechnungsbereit.
Aus erfassten Zeiten: Rechnung generieren, per Portal senden, Zahlung via Stripe/PayPal.
Am Monatsende: Ein Klick, alle Belege und Rechnungen gehen an den Steuerberater.
Beispiel: Website-Relaunch zum Fixpreis
Beim Fixpreis steht die Marge erst am Ende fest. In ManageSphere siehst du sie ab der ersten erfassten Stunde.
- Angebot, Fixpreis netto
- 6.000 €
- Kalkuliert: 40 Stunden zu 62 € intern
- 2.480 €
- Kalkulierte Marge
- 3.520 € · 58,7 %
- Tatsächlich erfasst
- 47,5 Stunden
- Tatsächliche Kosten
- 2.945 €
- Tatsächliche Marge
- 3.055 € · 50,9 %
Die 7,5 Mehrstunden kosten 7,8 Prozentpunkte Marge. Sichtbar wird das an dem Tag, an dem sie gebucht werden, nicht erst bei der Nachkalkulation im Quartal.
FAQ
Hat ManageSphere ein Kundenportal?
Ja. ManageSphere bietet ein vollständiges White-Label Kundenportal mit Magic Links (kein Login für Kunden), Freigabe-Workflows, Uploads, Custom Domain und vollständigem Branding unter deiner eigenen Domain.
Unterstützt ManageSphere DATEV Export?
Ja. ManageSphere bietet eine native DATEV-Schnittstelle für den nahtlosen Export von Rechnungen und Finanzdaten an deine Buchhaltung oder deinen Steuerberater.
Ist ManageSphere XRechnung und ZUGFeRD ready?
Ja. ManageSphere generiert XRechnung (XML) für öffentliche Auftraggeber und ZUGFeRD (PDF + XML) für B2B. Bereit für den E-Rechnung-Fahrplan: Empfangspflicht seit 2025, Versandpflicht ab 2027/2028.
Wo werden die Daten gehostet?
Alle Daten werden ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren gehostet (Hetzner, Deutschland). Keine Datenübertragung außerhalb der EU.
Gibt es KI-Funktionen?
Ja. Der KI-Co-Pilot Manny bietet KI-Funktionen: Statusberichte schreiben, Angebotstexte generieren, Spesenbelege kategorisieren und mehr. Alle KI-Aktionen erfordern deine explizite Freigabe.
Kann ich von meinem aktuellen Tool wechseln?
Ja. ManageSphere unterstützt Import aus gängigen Tools. Kostenloser Onboarding-Support und Migrations-Hilfe sind im Professional- und Scale-Plan enthalten.
Was kostet ManageSphere?
12 € pro Person und Monat plus Grundgebühr je Tarif: Starter 0 € Grundgebühr (ab 2 Personen), Professional 49 € Grundgebühr (ab 3 Personen), Scale 149 € Grundgebühr (ab 15 Personen). Keine Nutzer-Obergrenze. Beispiel: Professional mit 8 Personen kostet 49 € + 8 × 12 € = 145 €/Monat. Monatlich kündbar, jährlich minus 15 Prozent. 30 Tage alle Professional-Funktionen kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
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