Allgemeine Geschäftsbedingungen (B2B)

Stand: 15. Februar 2026

1. Geltungsbereich

1.1 Anwendungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischenManageSphere UG (haftungsbeschränkt) i.G. (nachfolgend „Anbieter" oder „ManageSphere") und dem Kunden über die Nutzung der cloudbasierten Software „ManageSphere".

1.2 Geschäftskunden (B2B)

Diese AGB richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Unternehmer ist jede natürliche oder juristische Person, die bei Abschluss des Vertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.

Hinweis: Diese AGB gelten nicht für Verbraucher im Sinne des § 13 BGB. Sollte ManageSphere zukünftig auch Verbraucherverträge anbieten, gelten hierfür gesonderte Bedingungen.

1.3 Abweichende Bedingungen

Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu. Dies gilt auch, wenn der Anbieter in Kenntnis entgegenstehender Bedingungen des Kunden Leistungen vorbehaltlos erbringt.

2. Anbieterangaben

Anbieter der Software ManageSphere ist:

3. Vertragsgegenstand

3.1 Leistungsbeschreibung

ManageSphere ist eine cloudbasierte Business-Software (Software-as-a-Service, „SaaS") für Unternehmen, insbesondere Agenturen, Dienstleister und Freelancer. Die Software umfasst je nach gebuchtem Plan folgende Funktionsbereiche:

• Customer-Relationship-Management (CRM) und Lead-Management
• Projektmanagement und Aufgabenverwaltung
• Zeiterfassung und Ressourcenplanung
• Angebots- und Rechnungserstellung
• Zahlungsüberwachung und Mahnwesen
• Reporting und Auswertungen
• Client-Portal mit White-Label-Option
• Dokumentenverwaltung und Templates
• Integrationen mit Drittanbieter-Diensten

3.2 Abgrenzung der Leistungen

Keine Rechts- oder Steuerberatung: ManageSphere stellt lediglich technische Werkzeuge zur Verfügung. Der Anbieter erbringt keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Der Kunde ist selbst verantwortlich für:

• Die Einhaltung steuerlicher und buchhalterischer Vorschriften (z.B. GoBD, Umsatzsteuer)
• Die Richtigkeit und Vollständigkeit von Rechnungsangaben
• Die rechtliche Zulässigkeit seiner Geschäftsprozesse
• Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

3.3 Weiterentwicklung

Der Anbieter entwickelt die Software kontinuierlich weiter. Der Kunde hat keinen Anspruch auf bestimmte Funktionen oder deren dauerhafte Verfügbarkeit, sofern diese nicht zum vertraglich zugesicherten Leistungsumfang des gebuchten Plans gehören.

4. Registrierung und Account

4.1 Vertragsschluss

Der Vertrag kommt durch Registrierung des Kunden und Freischaltung des Accounts durch den Anbieter zustande. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, dass er berechtigt ist, im Namen des angegebenen Unternehmens zu handeln.

4.2 Tenant und Nutzerverwaltung

Bei der Registrierung wird ein mandantenfähiger Account („Tenant") erstellt. Der registrierende Nutzer wird automatisch zum Tenant-Administrator und ist berechtigt, weitere Nutzer einzuladen und Rollen zuzuweisen. Der Tenant-Administrator trägt die Verantwortung für:

• Die ordnungsgemäße Nutzerverwaltung
• Die Zuweisung angemessener Berechtigungen
• Die Einhaltung dieser AGB durch alle Nutzer
• Die Richtigkeit der hinterlegten Unternehmensdaten

4.3 Zugangsdaten und Sicherheit

Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten geheim zu halten und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Bei Verdacht auf Missbrauch ist der Kunde verpflichtet, den Anbieter unverzüglich zu informieren und Passwörter zu ändern.

Empfehlung: Der Anbieter empfiehlt dringend die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für alle Nutzerkonten.

4.4 Sperrung bei Missbrauch

Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang zum Account vorübergehend zu sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte für einen Missbrauch, Sicherheitsrisiken oder Verstöße gegen diese AGB vorliegen. Der Kunde wird unverzüglich informiert.

5. Pläne und Leistungsumfang

5.1 Verfügbare Pläne

ManageSphere wird in verschiedenen Plänen angeboten: Freemium, Starter, Professional, Team und Enterprise. Der konkrete Funktionsumfang und die Konditionen der einzelnen Pläne ergeben sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website des Anbieters.

5.2 Feature-Gates

Bestimmte Funktionen sind nur in höherwertigen Plänen verfügbar. Der Freemium-Plan unterliegt funktionalen Einschränkungen und dient primär der Evaluation der Software. Der Anbieter behält sich vor, den Funktionsumfang des Freemium-Plans anzupassen.

5.3 Fair-Use und Nutzungsgrenzen

Die Nutzung unterliegt angemessenen Fair-Use-Grenzen. Bei ungewöhnlich hoher Last, automatisiertem Massenzugriff oder missbräuchlicher Nutzung ist der Anbieter berechtigt, die Nutzung einzuschränken oder Rate-Limits anzuwenden. API-Zugriffe unterliegen gesonderten Nutzungsgrenzen.

6. Verfügbarkeit und Support

6.1 Verfügbarkeit

Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Software. Eine Verfügbarkeit von 100% kann technisch nicht garantiert werden. Der Anbieter strebt eine angemessene Verfügbarkeit im Jahresmittel an, wobei geplante Wartungsfenster, höhere Gewalt und Umstände außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters nicht als Ausfallzeit gelten.

6.2 Wartungsfenster

Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit in Zeiten geringer Nutzung durchgeführt und vorab angekündigt. In dringenden Fällen (z.B. Sicherheitsupdates) kann eine Wartung auch kurzfristig erfolgen.

6.3 Support

Support ist erreichbar unter support@managesphere.de zu den regulären Geschäftszeiten (Mo-Fr 9-17 Uhr). Der Umfang des Supports richtet sich nach dem gebuchten Plan.

6.4 Einschränkungen

Der Anbieter haftet nicht für Einschränkungen, die auf Umstände zurückzuführen sind, die außerhalb seines Einflussbereichs liegen, insbesondere:

• Internetverbindung und Netzwerkinfrastruktur des Kunden
• Endgeräte, Browser oder Betriebssysteme des Kunden
• Fehlerhafte Konfiguration durch den Kunden
• Ausfälle von Drittanbieter-Diensten
• Höhere Gewalt

7. Pflichten des Kunden

7.1 Rechtmäßige Nutzung

Der Kunde verpflichtet sich zur rechtmäßigen Nutzung der Software. Insbesondere ist es untersagt:

• Rechtswidrige, beleidigende, verleumderische oder anderweitig verbotene Inhalte hochzuladen oder zu verbreiten
• Rechte Dritter (Urheberrechte, Markenrechte, Persönlichkeitsrechte) zu verletzen
• Schadsoftware, Viren oder andere schädliche Komponenten einzubringen
• Die Software für Spam, Phishing oder andere unzulässige Kommunikation zu nutzen
• Automatisiertes Scraping oder Massenzugriffe durchzuführen
• Die Software zu dekompilieren, zu disassemblieren oder auf andere Weise zurückzuentwickeln
• Technische Schutzmaßnahmen oder Nutzungsgrenzen zu umgehen

7.2 Datensicherung

Der Kunde ist angehalten, seine Daten regelmäßig zusätzlich zu sichern und die Exportfunktionen der Software zu nutzen. Der Anbieter führt zwar regelmäßige Backups durch, eine Wiederherstellung einzelner Datenstände auf Kundenwunsch ist jedoch nur im Rahmen der technischen Möglichkeiten und nicht garantiert.

7.3 Mitwirkungspflichten

Der Kunde wirkt bei der Vertragserfüllung angemessen mit, insbesondere durch rechtzeitige Bereitstellung erforderlicher Informationen und Einhaltung der technischen Voraussetzungen.

8. Client-Portal und Kommunikation

8.1 E-Mail-Kommunikation

Soweit der Kunde ManageSphere zur Versendung von E-Mails (z.B. Rechnungen, Benachrichtigungen) nutzt, ist der Kunde selbst als Absender verantwortlich für:

• Die Rechtmäßigkeit der versendeten Inhalte
• Das Vorliegen erforderlicher Einwilligungen der Empfänger
• Die Einhaltung von Anti-Spam-Vorschriften (DSGVO, TTDSG, UWG)
• Die Richtigkeit der Empfängeradressen

Der Anbieter garantiert nicht die Zustellbarkeit von E-Mails. Bounce-Mails, Spam-Filter oder Zustellprobleme liegen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters.

8.2 White-Label und Branding

Soweit der Kunde die White-Label-Funktion nutzt und eigene Logos, Marken oder Designs verwendet, garantiert der Kunde, über die erforderlichen Rechte zu verfügen. Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter wegen Marken- oder Urheberrechtsverletzungen im Zusammenhang mit dem Kunden-Branding frei.

9. Drittanbieter und Integrationen

ManageSphere bietet optionale Integrationen mit Diensten Dritter an. Für diese Dienste gelten die jeweiligen Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen der Drittanbieter. Der Anbieter haftet nicht für die Verfügbarkeit, Funktionalität oder Sicherheit von Drittanbieter-Diensten.

Informationen zu eingesetzten Unterauftragsverarbeitern finden sich unter /legal/subprocessors. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist unter /legal/dpa abrufbar.

10. Preise und Zahlung

10.1 Preise und Abrechnung

Die aktuellen Preise ergeben sich aus der Preisliste auf der Website des Anbieters. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Abrechnung erfolgt monatlich, je nach Plan pro Seat, Modul oder pauschalisiert.

10.2 Zahlungsbedingungen

Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. Die Zahlung erfolgt per Lastschrift, Kreditkarte oder auf Rechnung, sofern vereinbart.

10.3 Verzug

Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, nach Mahnung und Setzung einer angemessenen Nachfrist den Zugang zum Account zu sperren. Verzugszinsen werden in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz berechnet (§ 288 Abs. 2 BGB).

11. Laufzeit und Kündigung

11.1 Vertragslaufzeit

Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und ist monatlich kündbar. Die Kündigung wird zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats wirksam.

11.2 Ordentliche Kündigung

Die Kündigung kann durch den Tenant-Administrator im Account-Bereich oder in Textform (E-Mail genügt) erfolgen. Eine Kündigung, die bis zum letzten Tag des Monats eingeht, wird zum Ende dieses Monats wirksam.

11.3 Außerordentliche Kündigung

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei:

• Erheblichen Verstößen gegen diese AGB trotz Abmahnung
• Zahlungsverzug trotz Mahnung und Nachfristsetzung
• Schwerwiegenden Sicherheitsvorfällen durch den Kunden
• Rechtswidrigen Inhalten oder Aktivitäten
• Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Kunden

11.4 Wechsel des Plans

Ein Upgrade auf einen höherwertigen Plan ist jederzeit möglich und wird anteilig berechnet. Ein Downgrade wird zum nächsten Abrechnungszeitraum wirksam.

12. Datenexport und Löschung

12.1 Eigentum an Daten

Der Kunde bleibt Inhaber aller von ihm eingegebenen Daten. Der Anbieter erwirbt an diesen Daten keine Rechte über das für die Vertragserfüllung Erforderliche hinaus.

12.2 Datenexport

Während der Vertragslaufzeit und für einen Zeitraum von 30 Tagen nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten über die Exportfunktionen der Software exportieren.

12.3 Löschung

Nach Ablauf der Nachlauffrist werden die Kundendaten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Backups werden im Rahmen der üblichen Backup-Rotation gelöscht.

13. Nutzungsrechte

13.1 Einräumung von Nutzungsrechten

Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung der Software im Rahmen dieser AGB ein.

13.2 Beschränkungen

Dem Kunden ist es untersagt:

• Die Software an Dritte zu verkaufen, zu vermieten oder unterzulizenzieren
• Die Software zu kopieren, zu modifizieren oder abgeleitete Werke zu erstellen
• Die Software zurückzuentwickeln, zu dekompilieren oder zu disassemblieren
• Technische Schutzmaßnahmen oder Nutzungsgrenzen zu umgehen

14. Haftung

14.1 Unbeschränkte Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt:

• Bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit
• Für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit
• Nach dem Produkthaftungsgesetz
• Im Umfang einer übernommenen Garantie

14.2 Beschränkte Haftung

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht.

14.3 Haftungsdeckel

Die Haftung für sonstige Schäden ist auf die vom Kunden in den letzten 12 Monaten gezahlten Entgelte begrenzt, maximal jedoch 50.000 Euro.

14.4 Ausschlüsse

Soweit gesetzlich zulässig, ist die Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, Datenverluste (soweit der Kunde angemessene Sicherungen hätte vornehmen können) und Schäden aus der Nutzung von Drittanbieter-Diensten ausgeschlossen.

14.5 Mitverschulden

Bei der Bemessung eines Schadensersatzes wird ein Mitverschulden des Kunden angemessen berücksichtigt, insbesondere wenn der Kunde seinen Pflichten zur Datensicherung nicht nachgekommen ist.

15. Freistellung

Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die gegen den Anbieter aufgrund von durch den Kunden verursachten Rechtsverletzungen erhoben werden, insbesondere:

• Ansprüche wegen rechtswidriger Inhalte des Kunden
• Ansprüche wegen Verletzung von Marken-, Urheber- oder sonstigen Schutzrechten im Zusammenhang mit dem Kunden-Branding
• Ansprüche wegen unzulässiger Kommunikation (Spam)
• Ansprüche wegen Verletzung von Datenschutzvorschriften durch den Kunden

Die Freistellung umfasst auch die Erstattung angemessener Kosten der Rechtsverteidigung.

16. Vertraulichkeit

Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsbeziehung erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei geheim zu halten und nur für die Zwecke dieses Vertrags zu verwenden.

Nicht als vertraulich gelten Informationen, die:

• Öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass die empfangende Partei dafür verantwortlich ist
• Der empfangenden Partei bereits bekannt waren
• Rechtmäßig von Dritten erlangt wurden
• Unabhängig entwickelt wurden
• Aufgrund gesetzlicher Vorschriften offengelegt werden müssen

Die Vertraulichkeitspflicht besteht während der Vertragslaufzeit und für zwei Jahre darüber hinaus.

17. Änderungen der Bedingungen

17.1 Änderungsrecht

Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von drei Monaten zu ändern, soweit dies unter Berücksichtigung der Interessen beider Parteien zumutbar ist.

17.2 Benachrichtigung

Änderungen werden dem Kunden per E-Mail und/oder durch Hinweis in der Software mitgeteilt. Die Änderungen gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Mitteilung widerspricht.

17.3 Sonderkündigungsrecht

Bei wesentlichen nachteiligen Änderungen hat der Kunde ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderungen. Auf dieses Recht wird in der Änderungsmitteilung hingewiesen.

18. Schlussbestimmungen

18.1 Anwendbares Recht

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

18.2 Gerichtsstand

Für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, ausschließlicher Gerichtsstand Baden-Baden.

18.3 Schriftform

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses.

18.4 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

18.5 Aufrechnung und Zurückbehaltung

Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht kann nur wegen Gegenansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis geltend gemacht werden.