Software für IT-Dienstleister: Projekte, Wartungsverträge und wiederkehrende Rechnungen
ManageSphere unterstützt IT-Dienstleister, Systemhäuser und MSPs bei Projekten, Zeiterfassung und Kundenverwaltung, inklusive Wartungsverträgen und Kundenportal.
Typische Herausforderungen für IT-Dienstleister
Unklare Support-Prozesse
Tickets per E-Mail, Telefon und Chat. Kein zentrales System, keine SLA-Überwachung, verpasste Deadlines.
Komplexe Abrechnungsmodelle
Wartungsverträge, Stundenpakete, Managed Services: unterschiedliche Laufzeiten, manuelle Rechnungserstellung.
Fehlende Kundenübersicht
Welcher Kunde hat welchen Vertrag? Wann läuft das Kontingent ab? Wer hat welche Hardware/Software?
Wie ManageSphere IT-Dienstleistern hilft
Top-Features für IT-Dienstleister
Aufgaben am Projekt
Anfragen zuweisen, priorisieren, terminieren.
Wiederkehrende Rechnungen
Verträge automatisch abrechnen.
Kunden & Verträge
Kunden, Kontakte, Vertragsdokumente.
Zeiterfassung
Stunden erfassen, abrechenbar markieren.
Kundenportal
Projekte, Rechnungen, Freigaben, Uploads.
KI-Co-Pilot Manny
Projektrisiken, Statusberichte, Priorisierung.
Integrationen
Webhooks, Zapier, Make, n8n, DATEV.
Compliance
DSGVO, AVV, deutsche Server.
Der Support-Workflow mit ManageSphere
Kunde meldet sich per Portal, E-Mail oder Telefon. Du legst eine Aufgabe am Projekt an.
Aufgabe geht an den zuständigen Techniker, mit Priorität und Fälligkeit.
Techniker dokumentiert an der Aufgabe, der Kunde sieht den Projektstand im Portal.
Aufgabe erledigt, der Kunde sieht das im Portal und kann Freigaben erteilen.
Aufwand an der Aufgabe erfasst und als abrechenbar oder intern markiert.
Wartungsverträge automatisch fakturiert, individuelle Leistungen als Sammelrechnung.
Beispiel: Wartungsvertrag mit 20 Stunden im Monat
Kontingent, Verbrauch und Übertrag stehen an einer Stelle. Die Rechnung entsteht daraus, nicht daneben.
- Kontingent
- 20 Stunden pro Monat, 1.700 € pauschal
- Verbraucht im März
- 16,5 Stunden
- Übertrag in den April
- 3,5 Stunden
- Verfügbar im April
- 23,5 Stunden
- Verbraucht im April
- 23,5 Stunden
- Zusätzlich berechnet
- 0 Stunden
Der Übertrag verfällt nicht still und taucht auch nicht doppelt auf. Wer im April über 23,5 Stunden kommt, sieht den Mehraufwand sofort als abrechenbare Position, nicht erst beim Monatsabschluss.
FAQ
Hat ManageSphere ein Ticketsystem?
Nein, kein eigenes Ticketsystem mit SLA-Timer und Eskalationen. Support-Anfragen werden als Aufgaben am Projekt geführt: zuweisen, priorisieren, Fälligkeit setzen, Zeit erfassen. Der Kunde sieht den Projektstand im Portal und kann dort freigeben und Dateien hochladen.
Kann ich Wartungsverträge automatisch abrechnen?
Ja, ab dem Professional-Tarif. Wiederkehrende Rechnungen mit flexiblen Intervallen (monatlich, quartalsweise, jährlich) werden automatisch erzeugt und versendet, Sammelrechnungen ebenfalls.
Gibt es SLA-Tracking?
Nein. SLAs pro Kunde oder Vertrag mit Timer und Eskalation gibt es nicht. Was es gibt: Fälligkeiten an Aufgaben, Prioritäten und die Projektgesundheit im KI-Co-Pilot Manny.
Kann ich Stundenpakete verwalten?
Teilweise. Leistungspakete lassen sich im Produktkatalog anlegen und je Kunde buchen, Zeiten werden an der Aufgabe erfasst. Ein automatischer Kontingent-Abzug mit Warnschwelle ist nicht eingebaut.
Integriert sich ManageSphere mit RMM/PSA-Tools?
ManageSphere bietet Webhook-Integrationen und arbeitet mit Zapier, Make und n8n. Direkte Integrationen zu gängigen RMM-Tools sind auf der Roadmap.
Ist das System DSGVO-konform?
Ja. Gehostet in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren (Hetzner, Deutschland). AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) verfügbar.
Bereit für deinen IT-Service?
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